CENTRE DE SERVICES DU MALI – Organisation Indépendante pour la gestion des financements de recherches du NIH / NIAID  avec l’Université de Bamako

Dans le cadre du renforcement de ses capacités en Ressources Humaines compétentes et dans l’optique de soutenir ses programmes de formation et de recherche, le Malaria Research and Training Center (MRTC) de la Faculté de Pharmacie et de la Faculté de Médecine et d’Odontostomatologie de l’Université des Sciences Techniques et Technologies de Bamako recherche le profil suivant : ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE) H/F 

Missions et Tâches 

• Gestion opérationnelle au jour – le – jour des activités administratives du programme par l’organisation du flux de travail et la hiérarchisation des demandes entrantes et le suivi afin d’assurer des réponses rapides;
• Coordination de la circulation de l’information en assurant le suivi des taches selon les besoins;
• Maintenir un système d’archivage physique et électronique et assurer la conservation de divers documents administratifs;
• Coordonner les arrangements administratifs et logistiques pour les visiteurs, y compris l’organisation des rendez-vous, la compilation et la fourniture d’informations ou les documents pertinents nécessaires;
• Préparer et communiquer avec les Finances et l’Administration sur l’approbation des achats dans le respect des procédures de passation des marchés;
• Assurer la liaison avec les agences de voyages pour gérer la logistique de voyage locaux et internationaux, y compris, les horaires de voyage, la billetterie, les demandes de visa, l’hébergement et le traitement des frais de voyage pour le personnel du programme;
• Prendre les dispositions nécessaires pour les réunions, ateliers et conférences, y compris la rédaction de programmes et s’assurer que les réservations et les ressources connexes sont fournis y compris la documentation préliminaire;
• Conseils et aider les visiteurs internationaux et nationaux sur tous les aspects des indemnités, des réclamations de voyage et d’autres questions financières et calculer les paiements dus pour les réclamations et les services;
• Participer à des réunions et prendre les minutes ou résumés de réunion;
• Aider à la rédaction de notes de synthèse, la budgétisation, les cadres logiques, ou autre conception du projet

Diplômes et Qualifications

Licence ou Maitrise dans une discipline appropriée avec une formation formelle en Secrétariat. Posséder un diplôme ou un certificat supérieur en sciences sociales, en économie, administration ou la gestion d’entreprise.

Il ou elle doit avoir les qualifications suivantes :

• Notion en biologie médicale
• Une expérience dans la finance et le travail administratif
• La capacité à travailler de façon autonome, d’organiser et de hiérarchiser les tâches pour respecter les délais
• Souci du détail, de la précision et de bonnes compétences en matière de tenue de dossier
• Avoir d’excellentes compétences de communication et la capacité de communiquer efficacement avec un large éventail de personnel et de fournisseurs dans la courtoisie, la patience le tact, la capacité à travailler efficacement en équipe
• Capacité à travailler après formation avec un minimum de supervision
• Capacité à prendre des initiatives, à respecter des délais serrés, à anticiper les besoins
• Le désir et la capacité de participer à des formations continues et le perfectionnement professionnel.
• Maitrise de l’outil informatique
• Une excellente maitrise de l’Anglais et du Français

Les dossiers de candidature comprenant : 01 lettre de motivation adressée, 1 CV détaillé, les copies légalisées des diplômes, 03 références professionnelles sont à déposer pour les résidents de Bamako ou recevoir par courriel pour les résidents de l’intérieur ou de l’extérieur du Mali, au plus tard le 21 mars 2022 à 16 heures à 16 heures aux adresses suivantes : tmaiga@maliservicecenter.org