Demande de Cotation RFQ# FY22-SLA001-G003 – Services de sécurité
University Research Co., LLC (URC) met en œuvre l’activité de santé domestique et communautaire de l’USAID Mali (HCH). Le but de ce projet est de réduire durablement la mortalité maternelle, néonatale et infantile (MNC) et d’augmenter l’adoption par les individus et les ménages de comportements sains et la demande et l’utilisation des services de santé dans les régions de Sikasso, Mopti et Ségou en augmentant la capacité des Maliens à planifier, financer et gérer leur propre santé aux niveaux individuel, familial et communautaire. Cette activité quinquennale cible 26 districts des régions de Sikasso, Mopti et Ségou.
Le bureau de Bamako ayant ouvert ses portes à la date du 12 Octobre 2020, l’organisation est dans la nécessité de recruter une société de sécurité pour sécuriser les biens et personnes de la structure. Cela s’appliquera également dans les autres zones d’intervention mentionnées plus bas. Pour ce faire, les prestataires de service pour l’acquisition de services de sécurité sont invités par la présente à soumettre leur meilleure offre détaillée, avec la liste complète des équipements demandés dans cette demande de cotation (RFQ).
L’émission de cette sollicitation n’oblige en aucun cas URC-CHS ou l’USAID à attribuer un contrat, ni n’engage URC-CHS ou l’USAID à rembourser les frais engagés pour la préparation et la soumission d’une proposition.
Date limite de l’offre : 24 décembre 2021 à 10h00
Date limite des questions / clarifications : 23 novembre 2021 à 10h00
N.B: Veuillez noter que les demandes de clarification et l’envoi des offres ne doivent aucunement dépasser les délais ci-dessus mentionnés. Veuillez trouver ci-dessous le tableau détaillant le service requis, ainsi que les instructions spéciales à lire pour être en conformité avec cette demande à travers votre offre.
Bamako :
| Description | Exigences minimales | Quantité |
| Agents à mettre à disposition pour le service de sécurité requis | 2 agents de sécurité de 06h30 à 18h30 | 4 agents |
| 7 jours sur 7 et 24h/24 | ||
| 2 agents de sécurité de 18h30 à 06h30 | ||
| 7 jours sur 7 et 24h/24 | ||
| Période contractuelle | Fournir un service de sécurité pour une durée de 12 mois renouvelable sous condition de disponibilité de fonds et de performance satisfaisante du prestataire | 12 mois |
| Equipements nécessaires pour le personnel | Les agents devront être munis de torches individuelles en état de fonctionnement à tout moment | 1 Torche par agent |
| Les agents devront être munis de bâtons individuels | 1 Bâton par agent | |
| Les agents devront être équipés d’un uniforme chacun avec chaussures de sécurité | 1 Uniforme par agent | |
| Les agents devront être équipés d’une radio VHF chacun | 1 Radio VHF pour le site | |
| Un détecteur de métal portatif devra être mis à la disposition des agents | 1 Détecteur de métal pour le site | |
| Un sifflet pour alerter en cas d’urgence | 1 sifflet |
Ségou :
| Description | Exigences minimales | Quantité |
| Agents à mettre à disposition pour le service de sécurité requis | 2 agents de sécurité de 06h30 à 18h30 | 4 agents |
| 7 jours sur 7 et 24h/24 | ||
| 2 agents de sécurité de 18h30 à 06h30 | ||
| 7 jours sur 7 et 24h/24 | ||
| Période contractuelle | Fournir un service de sécurité pour une durée de 12 mois renouvelable sous condition de disponibilité de fonds et de performance satisfaisante du prestataire | 12 mois |
| Equipements nécessaires pour le personnel | Les agents devront être munis de torches individuelles | 1 Torche par agent |
| Les agents devront être munis de bâtons individuels | 1 Bâton par agent | |
| Les agents devront être équipés d’un uniforme chacun avec chaussures de sécurité | 1 Uniforme par agent | |
| Les agents devront être équipés d’une radio VHF chacun | 1 Radio VHF pour le site | |
| Un détecteur de métal portatif devra être mis à la disposition des agents | 1 Détecteur de métal pour le site | |
| Un sifflet pour alerter en cas d’urgence | 1 sifflet |
Sikasso :
| Description | Exigences minimales | Quantité |
| Agents à mettre à disposition pour le service de sécurité requis | 2 agents de sécurité de 06h30 à 18h30 | 4 agents |
| 7 jours sur 7 et 24h/24 | ||
| 2 agents de sécurité de 18h30 à 06h30 | ||
| 7 jours sur 7 et 24h/24 | ||
| Période contractuelle | Fournir un service de sécurité pour une durée de 12 mois renouvelable sous condition de disponibilité de fonds et de performance satisfaisante du prestataire | 12 mois |
| Equipements nécessaires pour le personnel | Les agents devront être munis de torches individuelles | 1 Torche par agent |
| Les agents devront être munis de bâtons individuels | 1 Bâton par agent | |
| Les agents devront être équipés d’un uniforme chacun avec chaussures de sécurité | 1 Uniforme par agent | |
| Les agents devront être équipés d’une radio VHF chacun | 1 Radio VHF pour le site | |
| Un détecteur de métal portatif devra être mis à la disposition des agents | 1 Détecteur de métal pour le site | |
| Un sifflet pour alerter en cas d’urgence | 1 sifflet |
Mopti :
| Description | Exigences minimales | Quantité |
| Agents à mettre à disposition pour le service de sécurité requis | 2 agents de sécurité au bureau et 1 agent de sécurité au parking de 06h30 à 18h30 | 6 agents |
| 7 jours sur 7 et 24h/24 | ||
| 2 agents de sécurité au bureau et 1 agent de sécurité au parking de 18h30 à 06h30 | ||
| 7 jours sur 7 et 24h/24 | ||
| Période contractuelle | Fournir un service de sécurité pour une durée de 12 mois renouvelable sous condition de disponibilité de fonds et de performance satisfaisante du prestataire | 12 mois |
| Equipements nécessaires pour le personnel | Les agents devront être munis de torches individuelles | 1 Torche par agent |
| Les agents devront être munis de bâtons individuels | 1 Bâton par agent | |
| Les agents devront être équipés d’un uniforme chacun avec chaussures de sécurité | 1 Uniforme par agent | |
| Les agents devront être équipés d’une radio VHF chacun | 1 Radio VHF pour le site | |
| Un détecteur de métal portatif devra être mis à la disposition des agents | 1 Détecteur de métal pour le site | |
| Un sifflet pour alerter en cas d’urgence | 1 sifflet |
| Rôle et responsabilité des gardiens
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Le rôle et la responsabilité des gardiens consisteront, entre autres, à :
· Contrôler l’accès aux bureaux de URC. Par exemple, un gardien fera le contrôle et l’autre ouvrira la porte à l’intérieur · Le gardien restera dans l’espace dédié pour fouiller les visiteurs. Pendant la fouille, une porte restera fermée pour empêcher le passage des personnes non-autorisée au bureau. · Filtrer les personnes à l’entrée du bureau · Accueillir et orienter les visiteurs · Effectuer des fouilles visuelles/corporelles sur les visiteurs y compris les sacs · Effectuer des rondes périodiques à l’intérieur et autour du site de URC · Surveiller l’intérieur tout comme l’extérieur du site de URC · Signaler les activités suspectes autour du site et d’autres menaces potentielles pour la sureté et la sécurité du personnelle de URC. · Activer /désactiver le système d’alarme et de contacter immédiatement l’équipe d’intervention en cas d’urgence.
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Exigences pour la sécurité des sites de URC à Bamako et dans les régions
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Le prestataire de service s’engagera à fournir les services suivants :
· Mettre à la disposition de URC des gardiens non-armés à Bamako et dans les régions concernées pour la surveillance et le gardiennage des sites, des véhicules et de tous les autres biens de l’organisation en permanence. · Les gardiens affectés aux sites de URC doivent être en mesure de communiquer en permanence avec le bureau de leur employeur afin de transmettre des messages ou de demander une équipe d’intervention rapide en cas d’urgence au site de URC. · L’équipe d’intervention doit être en mesure de réagir rapidement en cas d’incident de sécurité impliquant un site de URC. · Les gardiens doivent se conformer aux instructions données par la direction de URC à tout moment. · Communiquer au Responsable Sécurité (Bamako) et aux chefs d’équipe des bureaux régionaux toute information qui risque d’avoir un impact sur les activités et la sécurité du personnel de URC.
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Exigences de URC sur la gestion des gardiens
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Le prestataire de service s’engagera à
· Assurer la couverture sociale, notamment l’inscription à la l’INPS et les cotisations sociales pour chaque gardien affecté aux sites de URC. · Le superviseur viendra régulièrement au site de URC pour faire des supervisions pour s’assurer que les gardiens sont présents à leur poste et qu’ils effectuent correctement leur travail · Le prestataire de service doit s’assurer que les gardiens affectés aux sites de URC ont un casier judiciaire vierge et qu’ils n’ont pas une dépendance aux substances illicites, comme la drogue ou l’alcool. · Le prestataire de service doit s’assurer qu’il y a en permanence un gardien ayant la capacité de parler français, de lire et d’écrire en français, et de remplir le registre de façon correcte au site de URC. · Aucun gardien affecté à URC ne doit travailler plus de 6 jours d’affilée · Tous les gardiens doivent avoir une période de repos et de congé normal · Le prestataire de service acceptera d’augmenter ou de diminuer le nombre de gardiens sur demande de URC. Ces conditions ci-dessus feront partie des clauses du contrat avec URC. Tout manquement observé, par exemple, dans l’assurance sociale (INPS) pour les gardiens à nos sites pourrait conduire URC à ne pas continuer le partenariat avec le prestataire de service. |
Instructions spéciales :
1. Votre offre doit être adressée à URC-CHS / Mali HCH, et soumise soit par :
– Par e-mail à l’adresse suivante : ml_hch_achats@urc-chs.com. L’objet du mail de votre soumission doit être FY22-SLA001-G003 (Office security guard services).
– En personne pour déposer les offres sous enveloppe scellée auprès de la réception du bureau de Bamako situé à Hamdallaye ACI 2000 Rue 432, Porte 973.
La mention FY22-SLA001-G003 (Office security guard services) doit figurer sur l’enveloppe.
2. Lieu du service et nombre total de sites : le service de gardiennage et de surveillance couvrira 4 bureaux de Bamako, Sikasso, Ségou, et Mopti-Sévaré au Mali.
3. Date limite de soumission : 24 décembre 2021 à 10h00
Date limite de questions / clarifications : 23 décembre 2021 à 10h00
4. Les soumissionnaires devront fournir le RCCM (Registre du Commerce et du Crédit Mobilier) et le NIF (Numéro d’Identification Fiscale), la copie de l’agreement d’exercer, la liste des clients au Mali et une note résumant l’expérience de votre société en matière de surveillance.
5. Indiquer toutes les taxes applicables sur les cotations (HT, TVA, TTC).
6. Modalités de paiement : Après service effectué et sous réception de la facture le 30 de chaque mois.
7. Validité de l’offre : 90 jours, conformément au contrat qui sera signé. (A préciser sur le devis)
N.B : Le contrat sera signé sur une période de 12 (douze mois) renouvelable, dépendant de la performance du prestataire en termes de qualité de service.
Base d’attribution :
Les offres seront évaluées et attribuées en fonction du meilleur rapport qualité-prix lorsque les exigences, les prix et le délai de livraison combinés sont pris en compte. En tant que tel, URC peut ne pas attribuer le prix le plus bas s’il ne constitue pas la meilleure valeur. L’attribution sera faite au soumissionnaire sélectionné dont l’offre sera conforme aux instructions de la présente demande de devis et sera considérée comme la plus avantageuse pour l’acheteur en termes de coût et de disponibilité.
Veuillez noter :
- URC-CHS se réserve le droit de passer des commandes partielles sur la base de toute cotation reçue, c’est-à-dire sur la base de la cotation reçue, URC peut passer une commande pour tous, certains, ou aucun des articles cités.
- URC-CHS se réserve le droit de ne pas sélectionner les sociétés travaillantes ou fournissant des équipements interdits ou non autorisés de l’USAID.
- En soumettant une réponse à cette sollicitation, le postulant comprend que l’USAID ne fait pas partie de cette sollicitation et le postulant convient que toute réclamation ci-dessous doit être présentée par écrit avec des explications complètes à URC pour examen, car l’USAID ne considérera pas les réclamations qui lui sont faites dans le cadre de contrats de sous-traitances financés par l’USAID. L’URC-CHS, à sa seule discrétion, prendra une décision finale sur la réclamation.