Poste : Responsable Régional de la Logistique

Grade : 9st QT

Date de clôture : 05 Janvier 2022

Organisation : Fondation Strømme

Département/ Division : Administration et Finances

Lieu :  Bamako, Mali

Nature du contrat :  CDD 1 an renouvelable

Historique

La Fondation Strømme est une Organisation Non Gouvernementale Internationale de développement fondée sur les droits et œuvre pour une vision d’un monde sans pauvreté.  Crée en 1976 par le Pasteur Christian Olav, le siège de l’Organisation est basé en Kristiansand en Norvège et mène des interventions en Asie, l’Afrique de l’Est et l’Afrique de l’Ouest.

En Afrique de l’Ouest, les activités de l’Organisation couvrent le Mali, le Burkina Faso et le Niger. Le Mali abrite le bureau régional et a été le premier pays ouest Africain à bénéficier des actions de la Fondation Strømme en 1984. Après le Mali, une représentation a été ouverte successivement au Burkina Faso 2006 et au Niger 2007.

Les bureaux de l’Afrique de l’Ouest s’investissent dans des programmes de développement en vue de lutter contre la pauvreté. Ses interventions sont principalement axées sur l’éducation inclusive et de qualité, la création d’emplois et le renforcement des capacités des communautés locales. Les bureaux travaillent en étroite collaboration avec les partenaires locaux dans la mise en œuvre des projets et des programmes.

Le bureau régional recherche actuellement un (01) Candidat (e) qualifié (e) et autonome pour faire partie de son équipe en tant que Responsable régional de la logistique afin de continuer de diriger les activités logistiques des projets/programmes dans ces bureaux de l’Afrique de l’Ouest (Mali, Burkina Faso, Niger).

Résumé du poste

Le Responsable régional de la logistique rapporte directement au Responsable régional Administratif et Financier du bureau régional de l’Afrique de l’Ouest et est responsable de la gestion des approvisionnements, des achats, du stock, du parc auto, l’organisation logistique, des voyages, ateliers et rencontres, ainsi que l’assistance à la gestion de la sécurité/sureté du personnel et des biens de la structure. Il/elle appui les partenaires stratégiques et les partenaires de mise en œuvre des activités de la Fondation Strømme Afrique de l’Ouest dans les aspects logistiques.

Tâches et Responsabilités (temps %)

Gestion de la logistique (30%)

• S’assurer que toute la maintenance et le contrôle de la logistique et des procédures de la Fondation Stromme et la NORAD sont respectées.
• S’assurer que l’entretien périodique des véhicules/générateurs est effectué en temps opportun en fonction de la couverture kilométrique et du temps de fonctionnement spécifiques.
• Surveiller la distribution et l’utilisation du carburant en maintenant un enregistrement précis, clair et transparent de la consommation de carburant et faire le suivi régulier de l’utilisation/ renouvellement des cartes de carburant.
• Prodiguer des conseils sur l’état des routes pour les déplacements sur le terrain afin d’assurer la sécurité des passagers.
• Coordonner le transport du personnel et des marchandises sur le terrain.
• Assurer, en coordination avec le Responsable Administratif et Financier, le paiement en temps voulu de toutes les factures de services publics, abonnements et autres factures.
• Assurer la liaison avec les ministères gouvernementaux concernés, les autorités douanières et d’autres départements pour le dédouanement des marchandises importées/exportées.
• Faciliter l’organisation des visiteurs, des réunions, des conférences, des contrôles de sécurité et des événements spéciaux.
• Préparer les inventaires conformément aux délais établis

Passation des marchés (25%)

• Coordonner et faciliter les exigences en matière d’approvisionnement des bureaux sur la base des directives de la politique d’approvisionnement de la Fondation Strømme.
• Assurer le respect des procédures d’approvisionnement conformément au manuel de niveau d’autorisation sur le terrain.
• Coordonner les petits achats.
• Fournir des conseils pour la constitution des comités d’approvisionnement et pour l’organisation des réunions pour prendre des décisions d’achat.
• Créer des bons de commande, en s’assurant que les procédures d’approvisionnement pertinentes ont été appliquées et que toutes les pièces justificatives sont jointes.
• S’assurer que les factures reçues se rapprochent des bons de commande et des bons de commande correspondants.
• Gérer la gestion des contrats en ce qui concerne le renouvellement, le paiement, etc.
• S’assurer que les livraisons sont traitées de manière adéquate et opportune.
• Collaborer avec les agents programme dans le suivi des constructions et réhabilitations des bâtiments, écoles ou salles de classe.

Gestion des Magasins et Actifs (20%)

• Superviser la gestion du magasin et maintenir le magasin en bon état.
• Vérifier les soldes des biens et équipements et rendre compte au Responsable Admin et Financier.
• Conserver et enregistrer les matériaux utilisés et retournés par les projets.
• Produire des rapports de stock mensuels et soumettre au Responsable Administratif et Financier
• Développer des systèmes et des procédures appropriés pour la gestion des actifs du programme, adaptés aux besoins spécifiques de chaque pays.

Gestion de l’équipe (10%)

• Superviser et surveiller tous les chauffeurs dans leurs tâches quotidiennes telles que les inspections/vérifications quotidiennes des véhicules, les rapports d’entretien préventif, les journaux de bord, le nettoyage des véhicules et le respect de la sécurité.
• S’assurer que les chauffeurs connaissent leurs rôles et responsabilités dans le cadre de leurs profils d’emploi individuels et leur fournir tout l’encadrement et le soutien nécessaires pour renforcer leurs capacités.
• Effectuer l’évaluation des performances Chauffeurs.
• S’assurer que les carnets de bord sont dument remplis et archivés

Security et sureté du Staff (10%)

• Faire un briefing sécuritaire hebdomadaire
• Faire la mise à jour du plan de sécurité

Exécuter toute autre tâche confiée par les supérieurs hiérarchiques pour la bonne marche du département Administration de la Fondation Strømme. (5%)

Qualifications :

• Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique (Excel, Word, Excès, Power Point, etc.)
• Être rigoureux (se) et avoir une excellente moralité, savoir bien communiquer en français et rédiger à l’aise toute correspondance administrative
• Avoir un haut degré d’engagement professionnel et une motivation avérée pour le poste.
• Avoir un très bon niveau en Français (écrit et oral)
• Avoir un niveau acceptable en Anglais
• – Avoir une bonne capacité de rédaction de rapport
• Avoir la capacité d’effectuer des recherches sur internet explorer et Outlook
• Être engagé à lutter contre la corruption, tolérance zéro vis avis de la fraude et de la corruption

Formation :

Diplôme universitaire (Licence ou Master en logistique, transport, Finance/comptabilité ou autres disciplines liées à la logistique).

Expérience : 

• Avoir au moins une expérience de 2 à 3 ans dans une structure de développement ;
• Avoir 2 à 3 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la logistique dans une institution internationale ou une ONG,
• Avoir 2 à 3 ans d’expérience dans le développement communautaire

Exigences du poste : 

• La Fondation Stromme, étant une ONG basée sur des valeurs chrétiennes, la connaissance et le respect de ses valeurs (la Solidarité, la Justice et la dignité humaine) sont obligatoires ;
• Être ressortissant de l’Afrique de l’Ouest ;
• Aptitude de travailler seul et en équipe ;
• Avoir un esprit d’écoute, d’initiative et être créatif et innovant.
• Avoir la compétence de travailler en équipe et avec les partenaires
• Aptitude à travailler dans une équipe pluridisciplinaire de différents niveaux et avec des techniciens nationaux et internationaux.
• Planification et organisation : faire preuve d’une capacité à planifier et à organiser son travail et celui des autres membres de l’équipe.
• Communication : être capable d’écrire de façon claire et concise et bien s’exprimer en français et en anglais,
• Travail en groupe : aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi avec les collègues, les bailleurs de fonds qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect des diversités.
• Disposer d’une forte capacité de travail et de délivrer à temps le travail attendu.
• Capacité de planification, d’anticipation, de résistance au stress.

Pour postuler

Si vous êtes intéressé (e) à travailler dans un environnement professionnel évoluant dans le domaine de l’éducation inclusive et de qualité, la création d’emplois et le renforcement des capacités des communautés locales alors envoyer votre CV, votre Lettre de motivation incluant la liste des contacts de 3 personnes de référence (dont votre dernier superviseur directe/en cours) en copie électronique à l’adresse suivante : mali@stromme.org au plus tard le Jeudi, 05 janvier avant 17H.

Veuillez écrire à l’objet de votre email, l’intitulé du poste : Responsable Régional de la Logistique au sein de la Fondation Strømme ainsi que votre Nom et Prénom.

La Fondation Strømme est une organisation qui défend les droits des femmes, à ce titre les candidatures féminines sont vivement encouragées.

NB : N’envoyer pas les photocopies de diplômes, certificats ou attestations. Seuls les dossiers qui répondent aux profils et qualifications souhaités seront traités. Seuls les candidats retenus seront conviés aux différents tests.